Online-Terminvergabe für die Gemeinde Hausen
Seit 2023 bietet die Gemeinde Hausen Bürgerinnen und Bürgern die Terminbuchung komplett online an. Die Termine werden automatisch auf die zuständigen Mitarbeitenden verteilt, im Krankheitsfall neu zugeteilt und direkt mit deren Outlook-Kalender synchronisiert.
Ergebnisse auf einen Blick
Das Projekt in Zahlen und Fakten
Eine Web-App, die die Terminorganisation einer Kommune vollständig digitalisiert — von der Online-Buchung durch Bürger:innen bis zur automatischen Verteilung und Outlook-Synchronisation im Team.
Terminorganisation, die zu viel Zeit kostete
Termine liefen über Telefon und E-Mail, die Verteilung im Team war Handarbeit und Ausfälle mussten mühsam aufgefangen werden — bei begrenzter personeller Kapazität einer Gemeindeverwaltung.
Terminchaos am Telefon
Termine wurden telefonisch und per E-Mail vereinbart — zeitaufwendig und fehleranfällig.
Ungleiche Auslastung
Ohne zentrale Übersicht war die Verteilung der Termine auf das Team unausgewogen.
Ausfälle schwer abzufangen
Fiel jemand krankheitsbedingt aus, mussten Termine manuell umverteilt werden.
Doppelte Kalenderpflege
Termine mussten zusätzlich von Hand in Outlook übertragen werden.
Eine Web-App, die die Termine selbst organisiert
Von der Online-Buchung durch Bürger:innen über die automatische Verteilung im Team bis zur Outlook-Synchronisation — die Web-App nimmt der Verwaltung die Terminorganisation ab.
Online-Terminvergabe
Bürger:innen wählen Amt, Anliegen und einen freien Zeitslot und buchen mit ihren Kontaktdaten — rund um die Uhr, ohne Anruf.
Automatische Verteilung
Gebuchte Termine werden nach Zuständigkeit und Auslastung automatisch den passenden Mitarbeitenden zugewiesen.
Neuverteilung bei Ausfall
Fällt ein:e Mitarbeiter:in krankheitsbedingt aus, verteilt das System die offenen Termine automatisch neu.
Outlook-Synchronisation
Jeder Termin landet automatisch im Outlook-Kalender der zuständigen Person — ohne Doppelpflege.
Was die Web-App leistet
Alle Bausteine, die die Terminorganisation der Gemeinde Hausen digital abbilden — von der Bürger-Buchung bis zur Team-Verwaltung.
Entlastetes Team
Die automatische Verteilung nimmt der Verwaltung die manuelle Terminplanung ab.
Erreichbar rund um die Uhr
Bürger:innen buchen Termine online, wann es ihnen passt — ohne Warteschleife.
Alles synchron
Termine stehen automatisch im richtigen Outlook-Kalender — keine Doppelpflege.
Einblicke in die Web-App
Von der Online-Terminvergabe für Bürger:innen bis zur Ämter- und Terminverwaltung im Verwaltungsbereich.
Womit die Web-App läuft
Technologien, die Online-Buchung, automatische Verteilung und Kalender-Sync zuverlässig verbinden.
Responsive Oberfläche für Bürger:innen und Verwaltung.
Verfügbarkeiten, Dauer und Vorbereitungszeiten je Termintyp.
Automatische Zuweisung und Neuverteilung im Team.
Synchronisation der Termine mit Outlook.
Hosting und Betrieb in Deutschland.
Seit 2023 nimmt die Web-App der Gemeinde Hausen die Terminorganisation ab: Bürger:innen buchen online, das Team wird automatisch entlastet und alle Termine stehen synchron im Outlook-Kalender.
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